guy lelarge,
l'ordinateur enfin rentable,
(Tel que publié en JUILLET 1979
dans DIRECTION & GESTION)

-- Comment expliquerons-nous dans le futur qu'une kyrielle d'entreprises ont investi des millions sur un ordinateur sans espoir de retour ?
--Que des PDG ont signé pour la machine la plus perfectionnée jamais construite par l'homme sans exiger ces calculs de rentabilité qu'ils demandaient pour leurs fraiseuses, leurs chariots élévateurs, ou même pour une simple calculatrice ?
--
Ce n'est pas le but de ces pages. II cherche à dépasser cette période; en montrant qu'elle est déjà révolue. Le système proposé tourne déjà.

--Beaucoup de gestionnaires sont préparés pour réussir de semblables applications.

--Nous espérons qu'avant la fin de ce texte vous aurez saisi que l'ordinateur peut suivre la règle générale, qu'il peut et doit être une source de profits.Comme n'importe quelle machine.
--La plupart des applications scientifiques sur ordinateur sont des réussites. Par contre, en gestion, il y a de tout.
--Examinons plutôt les "réussites" rencontrées. La paie, les fichiers de stocks, la facturation, les comptabilités; sans entrer dans le problème de leur rentabilité réelle, ces programmes tournent correctement.
--Cet examen fait apparaître immédiatement un point commun entre réussites scientifiques et programmes satisfaisants de gestion. Les premiers sont parfaitement formulés; par nature. Les seconds approchent de cette perfection. Ils ont été utilisés avant la mise sur machines; manuellement ou sur des machines simples. Les documents de sortie, fiches de paie, états comptables... étaient contrôlés et utilisés par les destinataires.
--En règle générale, leur mise sur ordinateur n'a été qu'une "transposition". Donnent-ils réellement satisfaction sous cette nouvelle forme de travail ?

--Apparemment non, depuis que l'on se soucie de rentabilité. Nous tenons pour preuve ces propositions récentes pour traiter le programme certainement le plus répandu, la paie, sur de petites machines; installées exclusivement pour ce travail et qui ne tourneraient qu'une semaine par mois.
--Au moment où nous allons avoir un ordinateur performant pour le prix d'une voiture de tourisme, ce genre de proposition risque de se multiplier. Se multipliera également le rapport logiciel machine. Nous lisons chaque jour que le coût du premier est le double du second. Mais un calcul plus raffiné montrerait que la seule installation coûte déjà trois fois le prix du matériel acquis.
--La proposition d'installer une machine individuelle pour chaque travail rencontré peut amener ledit ratio à cinq ou huit fois. Mieux vaut poser deux questions:
- Ne serait-il pas préférable d'admettre que la transposition pure et simple sur ordinateur d'un travail actuel n'est jamais profitable, qu'au mieux on aboutit au résultat zéro ?
- Accepterez-vous de reconnaître aux gestionnaires qui ont préparé à leur manière la mise sur ordinateur de la paie, de la facturation, de la comptabilité, des stocks, quelques mérites dans les "réussites" de ces transpositions ?

--Car trop souvent les gestionnaires ont été séparés des "recherches" suivantes. On a parlé d'informatique de gestion sans admettre que c'est une expression à deux termes; et que tout problème de ce genre ne peut être résolu que par une technique-carrefour.
--Le chemin le plus rapide pour notre cas? Faire comprendre aux gestionnaires ce que l'informatique peut leur apporter. II y a des années que nous démontrons ce principe:
"Donnez une bonne méthode à un gestionnaire qui connaît son travail: il fera mieux que vous.

--La grande oubliée

--Imaginons un directeur qui crée son entreprise. II choisit des collaborateurs, délègue des responsabilités, avec autorité correspondante. --Ayant nommé un directeur de production, un chef comptable, d'autres responsables selon les fonctions de Fayol, peut-il laisser l'entreprise à elle-même ?
--Non, le navire deviendrait un groupe de jonques chinoises. Il lui reste une tâche qu'il ne pourra jamais déléguer: la direction générale. Personne ne va l'assumer à sa place.
--Même si la transmission n'est pas décrite noir sur blanc, l'organisation est déléguée de la même manière. Chaque collaborateur en reçoit une partie. Indiquer un domaine de direction implique autorité pour organiser autant que pour décider.
--Quand admettrons-nous que "la fonction de direction générale", selon l'expression employée par Fayol pour l'organisation, présente les mêmes caractéristiques ? II n'est pas question de l'interdire aux responsables de départements ou de sections. Mais il est impossible de la déléguer entièrement, de s'en débarrasser une fois pour toutes.
--II restera toujours pour le directeur général une partie d'organisation indélégable, celle qui doit orienter, coordonner les organisations locales, comme la direction générale indique les grandes lignes qui canaliseront et contrôleront les décisions locales.

--Construire un gratte-ciel suppose de déterminer la structure; et de s'y tenir. Trop d'informaticiens commencent par construire des villas, originales mais sans lien. A quoi leur sert le mot intégration ? à présenter une idée, et la synthèse sera réalisée par quelque miracle; dans cinq ou sept ans. Vous avez compris: ce langage intégratif vous fera patienter en éloignant l'année de vérité.
--L'organisation peut se faire à n'importe quel niveau hiérarchique. Elle est d'autant plus facile que l'on travaille au plus bas de l'échelle. Un magasinier peut vous sortir un ensemble de documents en un week-end. --Regardez votre collection d'imprimes.
--Et avec un peu d'habitude, on décèle facilement à quel niveau travaille un "organisateur ".

--Techniques et idées
--Certaines inventions ont été utilisées dès leur apparition. Cas de la machine à vapeur, qui remplaçait le moulin à eau. Elle sera remplacée de a même manière par le moteur électrique. Le réacteur s'est imposé encore plus vite en aviation Pas une année à perdre sur la concurrence le ce temps, l'ennemi à vaincre.
--Le progrès offert par une nouvelle technique n'a pas toujours été saisi au vol de cette manière. Dans le cas du microscope, il aura fallu presque deux siècles. Son invention aurait permis de lutter immédiatement contre les épidémies; mais il faudra attendre Pasteur.
--A quoi fut utilisé le microscope lors de son apparition ? A résoudre les préoccupations intellectuelles de l'époque. Laquelle ne s'intéressait qu'à la génération, celle de l'homme. Alors on a regardé des spermatozoïdes.
Et comme la théorie régnante expliquait que l'homme se formait à partir d'une réduction minuscule de lui-même, les observateurs aperçurent ce qu'ils voulaient voir: des têtes, des pieds, des bras...
--Chacun trouve ce qu'il cherche. Admirons au moins la capacité visionnaire d'une théorie régnante.

--Un philosophe anglais, Popper, s'est particulièrement appliqué à décrire le mécanisme du progrès des sciences. Sans rentrer dans l'argumentation, nous pouvons résumer pour l'ordinateur:
 
Une technique nouvelle n'est pleinement utilisée que si nous avons, ou créons, une théorie pour l'accueillir...
--Dans le cas du microscope, c'est évident. II fallut attendre l'époque bismarckienne et Virchow pour appliquer ses possibilités à l'édification de la théorie cellulaire. Ce savant eut l'idée de teinter certaines cellules pour les différencier. II eut rapidement des notions toujours valables sur le cancer et la dégénérescence graisseuse. Ses travaux rendirent jalouse l'Ecole de médecine française.
--Pasteur venait de régler la question moyen-âgeuse de la génération spontanée. Moyen utilisé: la simple bouteille connue du temps des Phéniciens.

--Copernic et Einstein, professeurs de gestion

--Nous commençons toujours un cours de gestion par un exercice emprunté au docteur de Bono, le créateur du "Latéral Thinking ". II s'agit de former une figure extrêmement simple à partir de quelques cartons. Pas de discussions sur l'énoncé.
--Les modèles orientent l'opérateur vers une structure à angles droits. Alors est introduit le carton piège, celui qui n'entre pas du tout dans cette structure:
=
=

++=
=      ?

--La réussite la plus rapide fut réalisée au CERI d'Alger, par un jeune officier de l'ANL. Au moment où nous lui avons tendu ce carton piège, il mit la main dessus et recomposa toute la figure en repartant de cette base.Nous laisserons le commentaire à de Bono:
 L'ordre d'arrivée des morceaux d'information affecte énormément les structures qui se forment Pour recevoir cette information. II serait normal que le meilleur arrangement dépende de l'information elle-même, et non de l'ordre d'arrivée. Le moment de l'arrivée de l'information ne devrait pas se refléter dans l'assemblage final, si ce dernier doit être le meilleur possible. " 
" L'arrangement final n'aurait pas dû prendre en considération les structures précédentes. II aurait pu être fait par un simple arrangement des morceaux et donner le meilleur résultat possible. Malheureusement, l'ordre d'arrivée des morceaux et les structures intermédiaires ne permettent pas un arrangement simple dans la mémoire. 
" La mémoire est un système qui recherche la solution maximum et, à un moment donné, produira le meilleur arrangement possible d'une information. Cette structure tendra à se conserver par continuité, même si une information postérieure se présente avec la possibilité d'une alternative de structure." 
--Un arrangement peut être le meilleur à un moment donné et par la suite bloquer toute amélioration. Nous donnerons deux exemples réels d'application de cette erreur en entreprise. La figure suivante  se passe de commentaire: elle recalque sur notre démonstration précédente une création de gestion des approvisionnements. Elle montre la volonté de conservatisme qui caractérise le cerveau.
(délai) (quantité)=

(rupture) =

+(sur stocks)+(rossignols)=

(ORDINATEUR)  =      ?
--Dernier arrivé, I'ordinateur n'est accepté que s'il se met au service des créations antérieures. Ne nous étonnons plus des résultats. Mais on peut douter que l'utilisation logique de l'informatique passe par ces livres de gestion qui décrivent dix manières de gérer les stocks; toutes informatisables. Vous avez du moins compris comment elles sont apparues .
--Nous raconterons un autre cas réel de construction progressive d'un système de gestion. Une entreprise sent le besoin d'une comptabilité analytique. Des offres de prix avaient été envoyées, tellement irréelles que les clients eux-mêmes l'avaient souligné. --On commence par se procurer un programme informatique de C.A. II ne fait que ventiler les factures de la comptabilité générale.
--Ce travail primaire est inutilisable. Alors on embauche un économiste. Comme il ne connaît pas la fabrication, il se crée un service de calculs des prix. Suffisamment intelligent pour comprendre qu'une vraie comptabilité analytique peut aider à ce travail et que sa mission réelle n'est pas remplie, il pousse à l'embauche d'un aide.
--La société s'adjoint alors les services d'un expert-comptable. Ce dernier n'a jamais fréquenté l'usine et n'y mettra jamais les pieds. Mais il se trouve un emploi: la confection de budgets et de tableaux de bord. pas de C.A. à l'horizon...

--Notre proposition pour cette entreprise a été simplement de monter une gestion intégrée. Elle inclut automatiquement la comptabilité analytique, de même que les budgets, les devis et les prix de revient. La réaction des "spécialistes en place " a été significative du mécanisme cérébral:
Comment me donnez-vous les chiffres dont j'ai besoin pour  "mon" travail ?
--C'est toute la conception de l'informatique future qui est contenue dans cette réflexion. --Popper a bien montré que tout progrès scientifique a supposé une refonte parfois complète des théories admises. II est probable que les futures découvertes se réaliseront de la même manière. Refuser de se jeter à l'eau n'est pas y contribuer. Tout au contraire. --Citons encore de Bono:
Trop souvent, on admet que personne ne doit douter d'une explication tant qu'une meilleure n'est pas offerte. C'est la manière la plus efficace pour bloquer les idées nouvelles. Comment est-il possible de rassembler les éléments d'une nouvelle manière si l'assemblage doit être préservé tant que la nouvelle n'est pas au point ? Chercher une idée nouvelle dans le cadre ancien est perte de temps. Comparer le nouveau chemin avec l'ancien parcours est un blocage inutile. "
--L'ordre d'arrivée des composants (ou composeurs?) de la comptabilité analytique mentionnée a conditionné sa forme, ses méthodes et l'a rendue inutilisable. Le auteurs pensaient déjà à la mettre sur ordinateur. Considérer l'informatique comme un moyen de faire différemment les mêmes choses, sans dérangement des habitudes, est la voie pour une utilisation pauvre; et parfois la meilleure manière de la déconsidérer.
--Et de nous détourner définitivement de l'intégration de gestion, ce monstre du Loch Ness dont tous parlent et que personne n'a encore vu.

--Les démonstrations du docteur de Bono condamnent également un certain nombre de démarches qui n'ont que l'avantage de la prudence, toutes les méthodes qui recommandent d'aller:

--du problème urgent au moins urgent, 
--du simple au compliqué, 
--du " structuré " (?) au moins connu, 
--d'un problème à l'autre... 
--Et d'abandonner à leur sort ceux qui ne sont pas compris.
--Dans combien d'entreprises peut-on tomber sur ce cas: des gestionnaires qui déclarent:
 Les informaticiens sont venus; nous avons essayé de répondre à toutes leurs demandes, nous avons fourni des tonnes de papiers. Depuis, pas de nouvelles... " 

--Du point de vue gestion intégrée c'est grave. Car si un seul point, un seul service de l'entreprise est oublié ou abandonné à son sort, plus question d'intégration totale.
--Les gestionnaires en question ont certainement fait le maximum pour accéder à l'âge informatique. Leur demander de compléter leurs descriptions ? ils ne comprendraient pas. II faut chercher une autre voie.

--Peut-être imiter notre jeune officier algérien. --Faire à notre échelle ce qu'a fait Copernic en déplaçant la terre du centre du monde.
--Ce qu'a fait Einstein en prouvant que notre logique humaine ne peut répondre de tous les événements. Notre savant a tout simplement enlevé à notre cerveau sa prétention d'être le centre du monde.

--Schéma simplifié de l'entreprise

--Des entreprises ont fonctionné en se gérant pratiquement sur le système des quantités. Bien entendu, elles avaient une comptabilité générale. Pour les petites entreprises, un expert-comptable sortait des comptes d'exploitation très périodiques. Mais nous avons rencontré de grosses entreprises ou le directeur général ne se guidait que sur les quantités produites chaque jour.
--Sauvy a mentionné le miracle algérien. Actuellement ce pays essaie de monter des systèmes de gestion. C'est un aveu que le dit miracle s'en est passé. II a été d'abord le résultat d'une somme d'efforts et d'une volonté de réaliser.
--Les économies réalisées par cette administration ultra-légère compensent-elles le gaspillage? Personne ne s'est attaché à ce dilemme. II est certain que cette méthode de gestion effraie les banquiers.
--Cette gestion, élémentaire pour les spécialistes, lontre un grand souci de noter les quantités: c'est son moyen de guidage et de contrôle. II constitue le premier pas vers une gestion logique. C'est le domaine de la fameuse "saisie" des informaticiens. Nous avons pu noter que les entreprises ayant reçu la cotation de  "mal gérées" sont parfois les mieux préparées à l'informatisation.
--Les quantités relevées par les gestionnaires sont la base du système suivant, celui des valeurs, le domaine où l'ordinateur est roi. Un objectif d'organisation efficace serait de le lui laisser entièrement.
--Tous les efforts d'organisation porteront en priorité sur le premier système, celui des matières et des activités. Une fois ce secteur organisé, le reste en découle logiquement et facilement. Par exemple, si l'ordonnancement a correctement décrit les sections de production, les " sections homogènes comptables " sont prêtes. Si les gammes et les nomenclatures sont affinées, pas de problème pour une comptabilité analytique par standard.
--Car l'avantage du système réel, productif, est de s'autocorriger. Les erreurs dans ce domaine ne pardonnent pas et il faut bien finir par les rectifier.
Avons-nous démontré qu'il y a un ordre logique dans l'organisation ?

--Trois  moments.
--Dans le cadre de recherche de structures communes et dans un but de préparation à l'informatisation, il est intéressant de découper le  schéma de toute entreprise selon les trois "moments" de toute action:
Avant l'action: préparation, prévision; 
L'action elle-même: réalisation, exécution;
Après l'action: " saisie " et exploitation.
--L'ordinateur ne travaille que dans la microseconde. Nos points de vue sur le passé ou le futur ne le concernent pas. II faudra s'en rappeler lorsque nous écrirons des programmes.

--Un ordre de sortie est le "pendant" d'un bon de sortie. Et il est facile de montrer qu'un programme de comptabilité analytique peut sortir des budgets. La preuve existe. Les calculs des "écarts", sont grandement simplifiés. 
--L'intégration est un système complet, pensé selon une ligne unique. Nous pouvons donc classer et situer les systèmes. Vos budgets sont-ils systématiquement établis ? partant de calculs en quantités, de manière à permettre aux Appros de discuter prix avec ses fournisseurs ? ou de simples reconductions de dépenses ? La comptabilité analytique est-elle:

-une élucubration séparée du système réel ?
-une méthode de constatation, travaillant sur la saisie " à la suite des opérations ?
-une méthode de gestion, liée au domaine des prévisions, et de structure identique ?

Management, Information Systems, Banque de Données

--Ces termes, déjà anciens, se sont introduits dans le vocabulaire d'entreprise; il est courant d'entendre parler d'intégration pour couvrir des travaux bien limités.Le cas le plus fréquent est "intégration comptable". Nous ne voyons pas ce que pourrait être une comptabilité générale non intégrée. Par contre, insister sur son intégration revient à souligner qu'elle peut être désintégrée de la gestion qui dirige l'entreprise. La forme informatique de la tour d'ivoire.
--Dès l'apparition de l'ordinateur, on avait estimé que quelques machines pourraient faire tous les calculs nécessaires au monde. Le "total management system" provient de la même intuition: cette invention allait se charger de tous les travaux administratifs dans les entreprises.Les "management information systems" sont passés de mode. Les promoteurs n'en avaient pas vu les difficultés. Par contre les banques de données sont toujours proposées.
Or, les deux sont totalement liés. car la ne peut être qu'un magasin, point d'arrêt de matières. II faut déterminer l'usage final pour savoir comment la construire et quoi y mettre.

--II est évident que dans un magasin il faut mettre ce que viendront chercher les clients. La logistique ne se définit pas autrement.
--Les gestionnaires étant les futurs clients de ces magasins administratifs appelés banques de données, commençons par décrire leurs besoins et les structures de leurs demandes. Nous aurons déterminé les grandes lignes du M.l.S.
--A l'examen, l'atelier administratif présente une grande analogie avec un atelier de montage. De même que la " saisie " des données peut être assimilée à une cueillette, ou la "capture" disent les Anglais. Avec une prononciation qui ne permet pas de reconnaître cet emprunt. Pour désigner ce que les employés doivent " saisir " cueillir ", nous pouvons adopter le terme "événement de gestion ".

--Que viennent chercher les gestionnaires-clients dans le magasin-banque de données ? Des montages d'information, des assemblages d'événements de gestion.
--Le plus simple est le listing, simple au point que l'on pourrait lui refuser ce caractère d'assemblage industriel. II s'agit d'un simple tri pour "sortir"(to sort, ou sortear selon d'autres langues) d'abord les événements de gestion utiles à un moment donné, puis de les classer dans l'ordre indiqué. Dans un but de pointage ou de Contrôle.
Le journal comptable est un exemple très connu. Nous avons également des listings d'entrées, de productions, de livraisons (parfois en retard), de riblonnage...
--Une Comptabilité analytique simplement destinée à suivre des sections ou établir des prix de revient peut se ramener à cette formule.
--Un second groupe de produits informatiques demandés par les gestionnaires comporte des additions, des cumuls. La variété est importante, tant par la nature que par le nombre de départements demandeurs: budgets, engagements de dépenses, prévisions d'achats, statistiques de production ou de consommation, lancements à effectuer; par périodes, sections, types...
--Nous verrons plus loin comment l'informatique peut être beaucoup plus efficace en commençant par ne pas réaliser les demandes précises de mise sur ordinateur.
--Les montages demandés par les gestionnaires ont un but précis: une décision à prendre. Nous arrivons à un point capital pour la construction des systèmes d'information. Ne peut les construire correctement que celui qui est parfaitement au courant des besoins et des méthodes de décision
--Enfin, ces demandes imposent souvent un délai court et cet espace temporel commence à courir depuis le moment de la demande. Ce n'est pas seulement vrai pour les a consultations ".

--Lors du prochain séminaire auquel vous assisterez, posez cette simple question: "A quelle date du mois suivant avez-vous vos résultats de comptabilité analytique ?"
--Dans ce cas, certains répondent: a Dans les cinq jours ". II y a le groupe qui les reçoit en milieu de mois, et celui qui ne les obtient qu'en fin de mois.
--5ème 15ème puis 25ème jour, cela donne une supériorité réelle aux premiers. Posez la question autrement:
Si un chantier ou un lancement se termine le 1er juillet, quand aurez-vous les résultats. Le 5 août au mieux, à Canet-Plage ? " Inutilisable.
--Nous demandons, et la méthode proposée le permet, que tout chantier ou série de fabrication terminé durant la semaine puisse être examiné en début de semaine suivante par les responsables Vous comprendrez qu'on peut aller plus vite. Avec la saisie en temps réel. A chaque entreprise de justifier son choix.

--Poursuivant notre analogie avec les magasins physiques, nous en laisserons de coté certains qui ne méritent que le nom de fourre-tout.
--Examinons directement la formule la plus sophistiquée: le magasin automatique. II y en a au moins un dans chaque pays.
--Un employé en sort les groupements de livraison les plus variés, pour répondre aux demandes aléatoires de chaque instant par simple appel sur clavier. A l'intérieur du magasin, personne; sauf quelques visiteurs sur une passerelle. Le caractère mystérieux des mouvements mérite déplacement. --Le système des entrées en stock conditionne et permet l'automaticité suivante. Les marchandises qui se présentent sont Contrôlées électroniquement en dimension; toute différence entraîne rejet et recomposition.
--Nous avons trouvé un idéal pour notre magasin automatique des données. --Une seule structure de présentation, même si les contenus sont très varies.
 
N'importe quel événement de gestion doit pouvoir se stocker dans une structure de saisie unique et par la suite se combiner avec n'importe quel autre, quelles que soient leur nature, prévision ou réalisation, réception, production ou livraison..."
--Ces réflexions nous mettent sur la piste d'une banque de données idéale:
--C'est l'entrée, la saisie qui est la plaque tournante du système, la condition de la réussite.
--Tous les efforts d'organisation doivent tendre à déterminer un nombre minimum de formules de saisie, une seule étant l'idéal.

--Toute activité se ramène à des échanges

--L'examen des documents qui gèrent les activités montre que tout peut se décrire en terme d'échanges. Dans une entreprise, et entre celle-ci et ses tiers, nous ne pouvons trouver autre chose. Nous arrivons donc à cette proposition:
Quelqu'un... appelle le " fournisseur ", donne quelque chose... une matière, un produit, une information, un service, à quelqu'un... le "client", demandeur, consommateur, utilisateur, destructeur, pour en faire quelque chose... un K produit "(ou pour le conserver en attente d'utilisation).
--Graphiquement, la formule peut se réduire à:
quelqu'un donne
quelque chose
à quelqu'un
pour faire quelque chose
FOURNISSEUR
------>
matière 1
matière 2
matière 3
CLIENT ------>
produits

--"Gammes administratives"

--Le terme "gamme " est normalement réservé aux ateliers et indique une suite d'opérations nécessaires pour réaliser un produit. Si l'analogie avec les travaux administratifs n'a pas été remarquée, c'est que l'administration a peu de gammes et que chaque département n'en utilise guère qu'une seule.

--Que fait en gros une entreprise ? elle achète, elle produit, puis elle vend. Nous avons les trois gammes principales de l'administration.

--Que trouvons-nous dans une "gamme d'achat" ?
 

--demande de prix
--prévisions, globales, annuelles,...
--marché indicatif
--commande ferme,
--rappel,
--réception,
--entrée sans facture (but comptable),
--facture standard (pour contrôle).
--Ce sont des documents de liaison. Si nous cherchons une structure commune, nous la trouvons très facilement. Et nous constatons que notre structure unique de saisie permet d'entrer ces données de manière à obtenir par ordinateur ces états de sortie valorisés.
--Avec les documents rencontrés dans les entreprises, nous pouvons facilement établir  des gammes achats et ventes. La production est un peu plus compliquée, car elle réunit matières techniciens et machines, (mais ces documents sont bien connus des gestionnaires).
--Nous avons rapidement une trentaine de documents que nous pouvons passer à l'analyse des structures communes. Que manque-t-il ?
Un groupe également important, mais parfois négligé: celui des "inverses". --En effet, chaque mouvement décrit ci-dessus peut être annulé (erreur de livraison, la plupart du temps). II est facile d'établir un tableau composé de tous les mouvements possibles de renvoi. Facture à Client est remplacé par Avoir Client. Bon de Réception devient Retour à Fournisseur
--Dernier groupe: les cas particuliers, demande de riblonnage, déclassement, différence de stocks... II est bon de les signaler pour pouvoir les examiner dans la recherche des structures communes. Et nous constaterons que toutes les formules se ramènent à une seule. En gros, une bonne cinquantaine d'imprimés se fondent dans un moule commun. Nous pouvons imaginer les économies de programmation et la facilité de maintenance.

--Revenons à notre schéma des "niveaux". Les "saisies " ne peuvent concerner que les prévisions (avant l'action) ou les réalisations (après l'action). La formule peut-être soit "quelqu'un donnera", soit "quelqu'un a donné".
--Ce positionnement dans le temps se fait par les dates (de création du document, de livraison demandée ou réalisée, de paiement, de "gestion"...). Mais, nous l'avons dit, l'ordinateur ne tient pas compte de ces considérations: il ne connaît que des bits. II suffit de lui indiquer le mode de traitement. Par un code.
--Nous réglerons à la fois un autre problème. Nous voulons remplacer les douzaines de documents que nous trouvons dans les entreprises par une formule unique.

--En plus d'indiquer le traitement nécessaire à l'ordinateur, nous allons identifier chaque document produit à partir de la formule unique: par ce code de traitement ou code programme. Voyons comment le faire de la manière la plus, simple possible.
--Un employé n'utilise que cinq ou six documents de liaison. II les connaît parfaitement, de même que les documents qu'il reçoit et complète. --La fréquentation des ateliers et des bureaux révèle que peu sont appelés par la désignation complète. Aucun ouvrier ne dit "ordre de fabrication" ou "bon de travail", mais OF et BT. Un bon de réception est un BR. De même, le client est livré par un BL et la production est envoyée en magasin par un BP.

--II suffit de généraliser. L'adaptation des personnes est immédiate.
--A ce stade, nous pourrions déjà dessiner ce document unique.
--Mais nous pensons utile de proposer une démarche systématique pour l'établissement à la fois de la formule unique et des codes programmes, ("codes génériques").
--Nous ferons tout de même un aparté sur les avantages déjà obtenus par cette méthode simple, avant même de la mettre sur ordinateur.

--Imaginer ce cas réel

--La secrétaire du directeur utilise un "bloc" pour ses demandes de fournitures. Si la livraison comporte des erreurs, elle utilisera la page suivante pour les renvoyer au magasin.
--Seule différence. Dans le premier cas, elle a indiqué RA (réquisition); dans le second RM (retour à magasin).
--Sur un bloc identique, l'ouvrier indique ses temps pour un travail (BT), ou sa production (BP). Le magasinier fait des demandes (DA), transformées en bon de commande par les Appros (BC). Les marchandises sont reçues avec BR (bon de réception) ou même retournées au fournisseur (RF1... Et s'il se trompe, en écrivant BS (bon de sortie) pour BL (livraison à client), il va supprimer le S avec de l'effacil et simplement écrire ce L manquant. Comparons avec la méthode habituelle: il fallait se procurer le document imposé (bulletin de livraison) et tout refaire en entier...
--Alors que l'introduction d'une application sur ordinateur, même simple et limitée, se fait habituellement avec précautions infinies et délais plutôt longs, ce système a été lancé en bloc et sans essais en réel. Nous avons joué sur le fait qu'il n'y avait pas changement pour les employés.
--Les résultats ont été assez spectaculaires pour que certains voient l'intérêt de copier et d'aller vendre...

--Bénéfices d'un sous-produit

--Cette simplification des imprimés, quoiqu'étant une petite révolution, n'est pas le but directement recherché. II n'en est pas moins intéressant d'estimer les économies qu'apporte cette simplification.
--Chaque entreprise peut le faire en regardant son stock de documents,  ou en suivant la
vie d'un imprime:

---étude du document, 
---réalisation du Cliché, 
---séries, 
---problème de stockage, 
---réapprovisionnement, 
---parfois en urgence, 
---stock mort ou obsolète, 
---formation du personnel, remplacement, 
---polyvalence, 
---facilité de liaison entre services... 
--II y a longtemps que l'on a remarqué qu'une simplification dans les documents destinés à l'informatique apporte également des économies de saisies. Cette règle se vérifie encore.
Les documents, du fait de leur présentation identique, peuvent être saisis et traités dans un ordre indifférent" . 
--Le travail en "batch" est presque une tradition Mais ce traitement par lots n'a plus sa raison d'être. Inutile d'attendre que le dernier employé ait envoyé le dernier document à saisir.

--Etude systématique

--Nous recherchons une utilisation optimum de l'ordinateur et la voie est de diminuer le travail administratif. L'examen de ce dernier montre que nous pouvons y arriver en "combinant" les dîner ses écritures que fait le même employé durant une période.
--La formule "un fournisseur donne diverses choses à un client pour une utilisation" est rencontrée plusieurs fois et peut devenir: "un fournisseur donne diverses choses à divers clients pour diverses utilisations".

--La logique précédemment décrite se complique, mais elle permet de simplifier les saisies et les écritures. Notre graphique devient:
un fournisseur
------->
matière 1
matière 2
matière 3
matière 4
matière n
Receveur 1
Receveur 2
Receveur 3
Receveur 4
Receveur n
produit A
produit B
produit C
produit B
produit n

--A titre d'illustration, nous rencontrons le cas du spécialiste de maintenance qui déclare des heures pour divers services:

mécanicien
------>
2 heures
3 heures
1 heure
5 heures
Atelier 21
Moteur X
Atelier 32
Client n
moteur a
Service DAF
fraiseuse Y
entretien
--Le cas d'une répartition de comptabilité analytique est similaire (ce qui permet de montrer la ressemblance pour l'ordinateur entre travaux réels et administratifs

--Création d'un document de saisie unique

-- Quel document se déduit des théories précédentes?
(Février 98: maintenant un document historique, à forte odeur de punch cards et de batch mais toujours excellente base de réflexion):

-- II correspond à la formule: "un fournisseur donnera ou a donné à un seul client".II permet d'établir la formule " combinée " que nous avons souhaitée pour réduire le travail administratif. Pour ce, il suffit de déplacer les données des colonnes 31 à 48 et de les imprimer sur une variante, dans le corps devant les colonnes 49 à 80.
-- Le but de la structure unique en banque de données est respecté.
Ce modèle a été créé en tenant compte du cas, toujours répandu, d'une saisie par cartes. II est désirable de se libérer de cette contrainte.

-- On aura remarqué de même que toute la saisie est faite manuellement. II est également désirable de la réduire, dans les cas de vraie rentabilité. -- II est cependant beaucoup plus important de viser d'abord les constructions de structures. La modernisation, l'adoption d'une nouvelle technique seront tellement facilitées.
-- Et nous éviterons qu'informatisation soit le synonyme de contraintes nouvelles.
-- D'autres présentations de la formule sont possibles, (cas des Banques ou Assurances...). Nous arrivons au cas particulier de chaque entreprise. -- Nous nous sommes surtout guidés sur cette condition idéale: stocker n'importe quel événement de gestion dans un emballage unique.

-- Création systématique des codes programmes

-- Les codes programmes (ou codes génériques) ont été considérés par certains spécialistes comme le point le plus original de cette méthode. ---- Nous en avons vu un premier sous-produit, la réduction de la paperasse, selon le terme employé déjà par Fayol.
-- Nous pouvons les créer d'une manière plus systématique en nous tournant vers l'ordinateur cette fois. En repartant des schémas 3 à 6, "niveaux" et "gammes administratives".
-- Les niveaux nous permettent de déterminer les ensembles de données à gérer; au minimum:

-budgets annuels,
-commandes fermes,
-réalisations.
-- Les gammes nous indiquent les groupes à suivre et les étapes successives.
-- La combinaison de ces deux dimensions nous permet de présenter une matrice destinée à déduire les codes programmes. Le plus simple est de commenter la proposition résumée sur le tableau suivant:
ECHANGES Codes
groupe
Demande
Prix
Fichier Prix
Standard
Prévisions
annuelles
Prévisions
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(2 février 1998: Le  commentaire sur l'utilisation n'a pas semblé utile aujourd'hui. Il y a des choix à faire: vaut-il mieux conservés les abbréviations ultra-connues, comme BR ou BL? j'en suis partisan... Ce tableau eut une autre conséquence. J'avais mis plus de temps à intégrer le 16ème document et à trouver une "division" suffisamment autonome pour mon premier essai que pour la première synthèse de 13 documents. J'ai donc "inverser": j'ai déduit une "théorie", (qui a donné ce tableau).
Ensuite, il me restait à la casser.J'en arrivai  à découvrir Popper, qui prêchait cette théorie de la théorie. J'utilisai sir Karl pour vendre mon idée.En 1977, un expert-comptable me demanda: "Il existe votre Popper?" -  "Of course, the Queen has made him a baronet!")
 
Un vrai philosophe 
 construit des "outillectuels",
comme les trois mentionnés.
(Ajout 2 février 1998:
dans toutes les professions, manuelles ou intellectuelles, vous trouvez une manie des schémas, parfois dans un but de "différentiation"  de la concurrence. Je suis surpris de leur inutilité, puis de leur remplacement rapide. Les schémas utiles se comptent sur les doigts de la main, syllogisme grec, table de Mendéleiev, (comme ci-dessus), table de décisions de Wittgenstein, (quel informicien peut dire dans quel livre on peut la trouver?)
-- L'union fait la force

-- Trop souvent, un programme est écrit pour faire plaisir à un gestionnaire. Les idées de ce dernier sont parfaitement claires. II demande un analyste qui va les transposer.
-- Un effort important va être perdu. La liaison avec l'intégration finale n'est pas assurée. Et personne ne pensera que le travail demandé pourrait être utilisé dans d'autres départements.
-- Beaucoup de grosses sociétés s'informatisent de cette manière. Il est facile d'éviter ces deux écueils . En commençant par tracer le plan général d'organisation; et alors on s'apercevra de la valeur de cette méthode:
Donnez un bon système à un gestionnaire qui connaît bien son travail et il fera mieux qu'un organisateur professionnel...

-- Maintenant, la banque va nous permettre de répondre à toutes les demandes. La encore, recherchons les structures communes. II suffit la plupart du temps d'oublier les mots utilisés et de les remplacer par des termes généraux.
-- Un gestionnaire demande un listing de réception pour la semaine passée. -- Nous allons d'abord chercher si ce programme peut avoir d'autres utilisateurs. Très simple. Nous commençons par généraliser:
un listing d'échanges entre des fournisseurs et un receveur durant une période donnée...
-- Vous avez compris qu'il suffit de remonter au chapitre des "gammes administratives" pour trouver les applications possibles de ce programme futur:

--demandes de prix effectuées
--demandes de prix non répondues au bout de x semaines 
--comparaison des offres reçues, 
--commandes passées pour le mois m, 
--rappels effectués, 
--réceptions à recevoir la semaine  suivante,
--réceptions en retard de plus d'une semaine, etc...

-- Un balayage systématique vous en fera découvrir une centaine. Surtout si l'organisation est menée par des représentants de tous les départements.
-- Après avoir lancé un programme de tri qui sortait la comptabilité analytique, il a été facile d'utiliser ce mécanisme pour obtenir des prix de revient, des budgets, des devis. Sans une seulle ligne de codage...
-- Regardons la formule unique de structure. Le tri peut être fait sur chacun des composants.
-- Un tri sur "mois de paiement" (pour les BR et BL) donne des engagements de dépenses. Nous pouvons également le faire au niveau de commandes (BC) ou des budgets

-- L'union fait les économies

-- Il est couramment publié que le logiciel coûte deux fois plus que l'ordinateur. Ces estimations ne prennent pas en compte toutes les dépenses provoquées. Par exemple, le travail de ces gestionnaires qui disent: "depuis, pas de nouvelles", après le passage des informaticiens.
-- Nos propositions méritent attention. Il semble qu'il y a beaucoup à faire. Chaque type d'ordinateur a des contraintes et un langage particulier. Une voie pour des économies importantes est déjà tracée: les groupements d'utilisateurs. C'est la seule voie économique pour les petites et moyennes entreprises.
-- C'est également la voie à recommander pour les pays en voie de développement. Car vous avez compris un changement capital: L'informatique peut être utilisée pour aider les gestionnaires à mettre au point leur système de gestion. Plus besoin de "cahiers de charge" où la gestion serait parfaitement décrite. avec engagement dene plus changer.
-- Une demande de changement de la part des gestionnaires va se réduire à une simple modification de programme de tri. Nous espérons que nos propositions aideront les pays nouveaux à créer et former les gestionnaires dont ils ont besoin.

-- Pas d'aventures

-- Les informaticiens, même pour le démarrage d'une application simple, ressentent toujours un peu d'inquiétude. Or, nous parlons de trente utilisations, de cinquante applications pour le même programme. Cela peut laisser rêveur. De même que certains informaticiens ouvrent les yeux quand on leur dit:
Peut-on gérer une entreprise avec une seule formule de saisie ?"II ne s'agit plus d'une proposition: le système existe.(rappel: texte écrit en 1978!)
-- Ayant parcouru tout ce texte, vous avez remarqué qu'un mot n'a jamais été prononcé: "Analyse". Normal puisque nous abordons l'informatisation des gestions par une voie totalement opposée. L'analyse est utile pour connaître ce qui se fait dans l'entreprise, mais elle peut être dangereuse car el le pousse à la transposition, au coup par coup, à la petite semaine, au ras des marguerites. Elle ne donne jamais les résultats qu'elle promet et nous pensons que les méthodes d'analyses informatiques en vogue (par occupation d'un vide intellectuel) sont responsables de la situation actuelle, de cette informatique pauvre.

-- En conclusion, nous proposerons une autre analogie avec une méthode moderne de gestion: aucun directeur ne penserait à construire une usine avant d'avoir fait une enquête sur le marché. C'est la marche à suivre pour "l'usine information".
-- Ceux qui ont pensé à la tour Montparnasse ont commencé par calculer puis réaliser une structure. L'habillage a suivi sans difficulté. Se lancer dans la réalisation de villas et raconter que, dans cinq ou sept ans, on trouvera le moyen de les relier ou surtout de les empiler est partir sur une impasse.
-- Cette seconde ligne mérite le nom d'aventure Car l'informaticien n'est pas préparé pour déterminer les structures de votre gestion. Même s'il commence à sentir l'importance d'une organisation logique et celle de l'organisateur. Par contre, si vous lui apportez cette description, il vous fera un excellent travail .

-- Alors disparaîtront ces discussions sur "informatique répartie" ou "traitement de masse". Des variantes informatiques aux théories des organisateurs sur la centralisation ou la décentralisation. Pour employer une dernière analogie, la direction et la décision nécessitent une "logistique de l'information", l'art de fournir à chaque responsable les informations qu'il nécessite; et au moment voulu.

 
G. Lelarge, "philoManager",
Ingénieur informaticien, (Poly of Enfield, National Computing Center, 1970-1973),
inscrit expert au Bureau international du travail, (1971 à retraite) suite à contribution informatique, (1965), jugée exceptionnelle par spécialistes du Management.  Intervention comme consultant dans 175 entreprises, (50 à 80.000 employés): Philips, IBM WORLD TRADE, SONATRACH, Ministères Algérie, Venezuela..., Mines du Zaïre, etc...