
--Nous espérons qu'avant
la fin de ce texte vous aurez saisi que l'ordinateur peut suivre la
règle
générale, qu'il peut et doit être une source de
profits.Comme
n'importe quelle machine.
--La plupart des applications
scientifiques
sur ordinateur sont des réussites. Par contre, en gestion, il y
a de tout.
--Examinons plutôt les
"réussites"
rencontrées. La paie, les fichiers de stocks, la facturation,
les
comptabilités; sans entrer dans le problème de leur
rentabilité
réelle, ces programmes tournent correctement.
--Cet examen fait apparaître
immédiatement un point commun entre réussites
scientifiques
et programmes satisfaisants de gestion. Les premiers sont parfaitement
formulés; par nature. Les seconds approchent de cette
perfection.
Ils ont été utilisés avant la mise sur machines;
manuellement
ou sur des machines simples. Les documents de sortie, fiches de paie,
états
comptables... étaient contrôlés et utilisés
par les destinataires.
--En règle
générale,
leur mise sur ordinateur n'a été qu'une "transposition".
Donnent-ils réellement satisfaction sous cette nouvelle forme de
travail ?

--Car trop souvent les
gestionnaires
ont été séparés des "recherches" suivantes.
On a parlé d'informatique de gestion sans admettre que c'est une
expression à deux termes; et que tout problème de ce
genre
ne peut être résolu que par une technique-carrefour.
--Le chemin le plus rapide pour
notre cas? Faire comprendre aux gestionnaires ce que l'informatique
peut
leur apporter. II y a des années que nous démontrons ce
principe:
"Donnez une bonne méthode à un
gestionnaire
qui connaît son travail: il fera mieux que vous.
--Construire un gratte-ciel
suppose
de déterminer la structure; et de s'y tenir. Trop
d'informaticiens
commencent par construire des villas, originales mais sans lien. A quoi
leur sert le mot intégration ? à présenter une
idée,
et la synthèse sera réalisée par quelque miracle;
dans cinq ou sept ans. Vous avez compris: ce langage intégratif
vous fera patienter en éloignant l'année de
vérité.
--L'organisation peut se faire
à n'importe quel niveau hiérarchique. Elle est d'autant
plus
facile que l'on travaille au plus bas de l'échelle. Un
magasinier
peut vous sortir un ensemble de documents en un week-end. --Regardez
votre collection d'imprimes.
--Et avec un peu d'habitude, on
décèle facilement à quel niveau travaille un
"organisateur
".

--Techniques
et idées
--Certaines inventions ont
été
utilisées dès leur apparition. Cas de la machine à
vapeur, qui remplaçait le moulin à eau. Elle sera
remplacée
de a même manière par le moteur électrique. Le
réacteur
s'est imposé encore plus vite en aviation Pas une année
à
perdre sur la concurrence le ce temps, l'ennemi à vaincre.
--Le progrès offert par
une nouvelle technique n'a pas toujours été saisi au vol
de cette manière. Dans le cas du microscope, il aura fallu
presque
deux siècles. Son invention aurait permis de lutter
immédiatement
contre les épidémies; mais il faudra attendre Pasteur.
--A quoi fut utilisé le
microscope lors de son apparition ? A résoudre les
préoccupations
intellectuelles de l'époque. Laquelle ne s'intéressait
qu'à
la génération, celle de l'homme. Alors on a
regardé
des spermatozoïdes.
Et comme la théorie régnante expliquait que
l'homme
se formait à partir d'une réduction minuscule de
lui-même,
les observateurs aperçurent ce qu'ils voulaient voir: des
têtes,
des pieds, des bras...
--Chacun trouve ce qu'il cherche.
Admirons au moins la capacité visionnaire d'une théorie
régnante.
--Un philosophe anglais, Popper,
s'est particulièrement appliqué à décrire
le
mécanisme du progrès des sciences. Sans rentrer dans
l'argumentation,
nous pouvons résumer pour l'ordinateur:
| Une technique nouvelle n'est pleinement utilisée que si nous avons, ou créons, une théorie pour l'accueillir... |
|
|
| L'ordre d'arrivée des morceaux
d'information affecte
énormément les structures qui se forment Pour recevoir
cette
information. II serait normal que le meilleur arrangement
dépende
de l'information elle-même, et non de l'ordre d'arrivée.
Le
moment de l'arrivée de l'information ne devrait pas se
refléter
dans l'assemblage final, si ce dernier doit être le meilleur
possible.
" " L'arrangement final n'aurait pas dû prendre en considération les structures précédentes. II aurait pu être fait par un simple arrangement des morceaux et donner le meilleur résultat possible. Malheureusement, l'ordre d'arrivée des morceaux et les structures intermédiaires ne permettent pas un arrangement simple dans la mémoire. " La mémoire est un système qui recherche la solution maximum et, à un moment donné, produira le meilleur arrangement possible d'une information. Cette structure tendra à se conserver par continuité, même si une information postérieure se présente avec la possibilité d'une alternative de structure." |
|
|
|
|
| Trop souvent, on admet que personne ne doit douter d'une explication tant qu'une meilleure n'est pas offerte. C'est la manière la plus efficace pour bloquer les idées nouvelles. Comment est-il possible de rassembler les éléments d'une nouvelle manière si l'assemblage doit être préservé tant que la nouvelle n'est pas au point ? Chercher une idée nouvelle dans le cadre ancien est perte de temps. Comparer le nouveau chemin avec l'ancien parcours est un blocage inutile. " |
--Les démonstrations du docteur de Bono condamnent également un certain nombre de démarches qui n'ont que l'avantage de la prudence, toutes les méthodes qui recommandent d'aller:
| Les informaticiens sont venus; nous avons essayé de répondre à toutes leurs demandes, nous avons fourni des tonnes de papiers. Depuis, pas de nouvelles... " |
--Du point de vue gestion
intégrée
c'est grave. Car si un seul point, un seul service de l'entreprise est
oublié ou abandonné à son sort, plus question
d'intégration
totale.
--Les gestionnaires en
question
ont certainement fait le maximum pour accéder à
l'âge
informatique. Leur demander de compléter leurs descriptions ?
ils
ne comprendraient pas. II faut chercher une autre voie.

--Schéma simplifié de l'entreprise
--Des entreprises ont
fonctionné
en se gérant pratiquement sur le système des
quantités.
Bien entendu, elles avaient une comptabilité
générale.
Pour les petites entreprises, un expert-comptable sortait des comptes
d'exploitation
très périodiques. Mais nous avons rencontré de
grosses
entreprises ou le directeur général ne se guidait que sur
les quantités produites chaque jour.
--Sauvy a mentionné
le miracle algérien. Actuellement ce pays essaie de monter des
systèmes
de gestion. C'est un aveu que le dit miracle s'en est passé. II
a été d'abord le résultat d'une somme d'efforts et
d'une volonté de réaliser.
--Les économies
réalisées
par cette administration ultra-légère compensent-elles le
gaspillage? Personne ne s'est attaché à ce dilemme. II
est
certain que cette méthode de gestion effraie les banquiers.
--Cette gestion,
élémentaire
pour les spécialistes, lontre un grand souci de noter les
quantités:
c'est son moyen de guidage et de contrôle. II constitue le
premier
pas vers une gestion logique. C'est le domaine de la fameuse "saisie"
des
informaticiens. Nous avons pu noter que les entreprises ayant
reçu
la cotation de "mal gérées" sont parfois les mieux
préparées à l'informatisation.
--Les quantités
relevées
par les gestionnaires sont la base du système suivant, celui des
valeurs, le domaine où l'ordinateur est roi. Un objectif
d'organisation
efficace serait de le lui laisser entièrement.
--Tous les efforts
d'organisation
porteront en priorité sur le premier système, celui des
matières
et des activités. Une fois ce secteur organisé, le reste
en découle logiquement et facilement. Par exemple, si
l'ordonnancement
a correctement décrit les sections de production, les " sections
homogènes comptables " sont prêtes. Si les gammes et les
nomenclatures
sont affinées, pas de problème pour une
comptabilité
analytique par standard.
--Car l'avantage du
système
réel, productif, est de s'autocorriger. Les erreurs dans ce
domaine
ne pardonnent pas et il faut bien finir par les rectifier.
Avons-nous démontré qu'il y a un ordre logique dans
l'organisation ?

| - - - |
--Que viennent chercher les
gestionnaires-clients
dans le magasin-banque de données ? Des
montages
d'information, des assemblages d'événements de gestion.
--Le plus simple est le listing,
simple au point que l'on pourrait lui refuser ce caractère
d'assemblage
industriel. II s'agit d'un simple tri pour "sortir"(to sort, ou sortear
selon d'autres langues) d'abord les événements de gestion
utiles à un moment donné, puis de les classer dans
l'ordre
indiqué. Dans un but de pointage ou de Contrôle.
Le journal comptable est un exemple très connu. Nous
avons également des listings d'entrées, de productions,
de
livraisons (parfois en retard), de riblonnage...
--Une Comptabilité
analytique
simplement destinée à suivre des sections ou
établir
des prix de revient peut se ramener à cette formule.
--Un second groupe de produits
informatiques demandés par les gestionnaires comporte des
additions,
des cumuls. La variété est importante, tant par la nature
que par le nombre de départements demandeurs: budgets,
engagements
de dépenses, prévisions d'achats, statistiques de
production
ou de consommation, lancements à effectuer; par périodes,
sections, types...
--Nous verrons plus loin comment
l'informatique peut être beaucoup plus efficace en
commençant
par ne pas réaliser les demandes précises de mise sur
ordinateur.
--Les montages demandés
par les gestionnaires ont un but précis: une décision
à
prendre. Nous arrivons à un point capital pour la construction
des
systèmes d'information. Ne peut les construire correctement que
celui qui est parfaitement au courant des besoins et des
méthodes
de décision
--Enfin, ces demandes imposent
souvent un délai court et cet espace temporel commence à
courir depuis le moment de la demande. Ce n'est pas seulement vrai pour
les a consultations ".
--Lors du prochain
séminaire
auquel vous assisterez, posez cette simple question: "A quelle date du
mois suivant avez-vous vos résultats de comptabilité
analytique
?"
--Dans ce cas, certains
répondent:
a Dans les cinq jours ". II y a le groupe qui les reçoit en
milieu
de mois, et celui qui ne les obtient qu'en fin de mois.
--5ème 15ème puis
25ème jour, cela donne une supériorité
réelle
aux premiers. Posez la question autrement:
| Si un chantier ou un lancement se termine le 1er juillet, quand aurez-vous les résultats. Le 5 août au mieux, à Canet-Plage ? " Inutilisable. |
--Poursuivant notre analogie
avec
les magasins physiques, nous en laisserons de coté certains qui
ne méritent que le nom de fourre-tout.
--Examinons directement la formule
la plus sophistiquée: le magasin automatique. II y en a au moins
un dans chaque pays.
--Un employé en sort les
groupements de livraison les plus variés, pour répondre
aux
demandes aléatoires de chaque instant par simple appel sur
clavier.
A l'intérieur du magasin, personne; sauf quelques visiteurs sur
une passerelle. Le caractère mystérieux des mouvements
mérite
déplacement. --Le système
des
entrées en stock conditionne et permet l'automaticité
suivante.
Les marchandises qui se présentent sont Contrôlées
électroniquement en dimension; toute différence
entraîne
rejet et recomposition.
--Nous avons trouvé un
idéal
pour notre magasin automatique des données. --Une
seule structure de présentation, même si les contenus sont
très varies.
| N'importe quel événement de gestion doit pouvoir se stocker dans une structure de saisie unique et par la suite se combiner avec n'importe quel autre, quelles que soient leur nature, prévision ou réalisation, réception, production ou livraison..." |
--Toute activité se ramène à des échanges
--L'examen des documents qui gèrent les activités montre que tout peut se décrire en terme d'échanges. Dans une entreprise, et entre celle-ci et ses tiers, nous ne pouvons trouver autre chose. Nous arrivons donc à cette proposition:
| Quelqu'un... appelle le " fournisseur ", donne quelque chose... une matière, un produit, une information, un service, à quelqu'un... le "client", demandeur, consommateur, utilisateur, destructeur, pour en faire quelque chose... un K produit "(ou pour le conserver en attente d'utilisation). |
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------> |
matière 2 matière 3 |
|
|
--"Gammes administratives"
--Le terme "gamme " est normalement réservé aux ateliers et indique une suite d'opérations nécessaires pour réaliser un produit. Si l'analogie avec les travaux administratifs n'a pas été remarquée, c'est que l'administration a peu de gammes et que chaque département n'en utilise guère qu'une seule.
--Que fait en gros une entreprise ? elle achète, elle produit, puis elle vend. Nous avons les trois gammes principales de l'administration.
--Que
trouvons-nous
dans une "gamme d'achat" ?
--Revenons à notre
schéma
des "niveaux". Les "saisies " ne peuvent concerner que les
prévisions
(avant l'action) ou les réalisations (après l'action). La
formule peut-être soit "quelqu'un donnera", soit "quelqu'un a
donné".
--Ce positionnement dans le temps
se fait par les dates (de création du document, de livraison
demandée
ou réalisée, de paiement, de "gestion"...). Mais, nous
l'avons
dit, l'ordinateur ne tient pas compte de ces considérations: il
ne connaît que des bits. II suffit de lui indiquer le mode de
traitement.
Par un code.
--Nous réglerons à
la fois un autre problème. Nous voulons remplacer les douzaines
de documents que nous trouvons dans les entreprises par une formule
unique.
--En plus d'indiquer le
traitement
nécessaire à l'ordinateur, nous allons identifier chaque
document produit à partir de la formule unique: par ce code de
traitement
ou code programme. Voyons comment le faire de la manière la
plus,
simple possible.
--Un employé n'utilise que
cinq ou six documents de liaison. II les connaît parfaitement, de
même que les documents qu'il reçoit et complète. --La
fréquentation des ateliers et des bureaux révèle
que
peu sont appelés par la désignation complète.
Aucun
ouvrier ne dit "ordre de fabrication" ou "bon de travail", mais OF et
BT.
Un bon de réception est un BR. De même, le client est
livré
par un BL et la production est envoyée en magasin par un BP.
--II suffit de
généraliser.
L'adaptation des personnes est immédiate.
--A ce stade, nous pourrions
déjà
dessiner ce document unique.
--Mais nous pensons utile de proposer
une démarche systématique pour l'établissement
à
la fois de la formule unique et des codes programmes, ("codes
génériques").
--Nous ferons tout de même un
aparté sur les avantages déjà obtenus par cette
méthode
simple, avant même de la mettre sur ordinateur.
--Imaginer ce cas réel
--La secrétaire du
directeur
utilise un "bloc" pour ses demandes de fournitures. Si la livraison
comporte
des erreurs, elle utilisera la page suivante pour les renvoyer au
magasin.
--Seule différence. Dans
le premier cas, elle a indiqué RA (réquisition); dans le
second RM (retour à magasin).
--Sur un bloc identique, l'ouvrier
indique ses temps pour un travail (BT), ou sa production (BP). Le
magasinier
fait des demandes (DA), transformées en bon de commande par les
Appros (BC). Les marchandises sont reçues avec BR (bon de
réception)
ou même retournées au fournisseur (RF1... Et s'il se
trompe,
en écrivant BS (bon de sortie) pour BL (livraison à
client),
il va supprimer le S avec de l'effacil et simplement écrire ce L
manquant. Comparons avec la méthode habituelle: il
fallait se procurer le document imposé (bulletin de livraison)
et
tout refaire en entier...
--Alors que l'introduction d'une
application sur ordinateur, même simple et limitée, se
fait
habituellement avec précautions infinies et délais
plutôt
longs, ce système a été lancé en bloc et
sans
essais en réel. Nous avons joué sur le fait qu'il n'y
avait
pas changement pour les employés.
--Les résultats ont
été
assez
spectaculaires pour que certains voient l'intérêt de
copier
et d'aller vendre...

--Cette simplification des
imprimés,
quoiqu'étant une petite révolution, n'est pas le but
directement
recherché. II n'en est pas moins intéressant d'estimer
les
économies qu'apporte cette simplification.
--Chaque entreprise peut le faire
en regardant son stock de documents, ou en suivant la
vie d'un imprime:
| - - - - - - - - - - |
| Les documents, du fait de leur présentation identique, peuvent être saisis et traités dans un ordre indifférent" . |
--Etude systématique
--Nous recherchons une
utilisation
optimum de l'ordinateur et la voie est de diminuer le travail
administratif.
L'examen de ce dernier montre que nous pouvons y arriver en "combinant"
les dîner ses écritures que fait le même
employé
durant une période.
--La formule "un fournisseur
donne diverses choses à un client pour une utilisation" est
rencontrée
plusieurs fois et peut devenir: "un fournisseur donne diverses choses
à
divers clients pour diverses utilisations".
|
-------> |
matière 1 matière 2 matière 3 matière 4 matière n |
Receveur 1 Receveur 2 Receveur 3 Receveur 4 Receveur n |
produit A produit B produit C produit B produit n |
--A titre d'illustration, nous rencontrons le cas du spécialiste de maintenance qui déclare des heures pour divers services:
| mécanicien
|
2 heures 3 heures 1 heure 5 heures |
Atelier 21 Moteur X Atelier 32 Client n |
moteur a Service DAF fraiseuse Y entretien |
--Création d'un document de saisie unique
-- Quel document se
déduit
des théories précédentes?
(Février 98: maintenant un document
historique, à forte odeur de punch cards et de batch mais
toujours
excellente base de réflexion):

-- II correspond à la
formule:
"un fournisseur donnera ou a donné à un seul client".II
permet
d'établir la formule " combinée " que nous avons
souhaitée
pour réduire le travail administratif. Pour ce, il suffit de
déplacer
les données des colonnes 31 à 48 et de les imprimer sur
une
variante, dans le corps devant les colonnes 49 à 80.
-- Le but de la structure unique
en banque de données est respecté.
Ce modèle a été créé en
tenant
compte du cas, toujours répandu, d'une saisie par cartes. II est
désirable de se libérer de cette contrainte.
-- On aura remarqué de
même
que toute la saisie est faite manuellement. II est également
désirable
de la réduire, dans les cas de vraie rentabilité. --
II est cependant beaucoup plus important de viser d'abord les
constructions
de structures. La modernisation, l'adoption d'une nouvelle technique
seront
tellement facilitées.
-- Et nous éviterons
qu'informatisation
soit le synonyme de contraintes nouvelles.
-- D'autres présentations
de la formule sont possibles, (cas des Banques ou Assurances...). Nous
arrivons au cas particulier de chaque entreprise. --
Nous nous sommes surtout guidés sur cette condition
idéale:
stocker n'importe quel événement de gestion dans un
emballage
unique.
-- Création systématique des codes programmes
-- Les codes programmes (ou
codes
génériques) ont été
considérés
par certains spécialistes comme le point le plus original de
cette
méthode. ---- Nous en avons vu un
premier
sous-produit, la réduction de la paperasse, selon le terme
employé
déjà par Fayol.
-- Nous pouvons les créer
d'une manière plus systématique en nous tournant vers
l'ordinateur
cette fois. En repartant des schémas 3 à 6, "niveaux" et
"gammes administratives".
-- Les niveaux nous permettent
de déterminer les ensembles de données à
gérer;
au minimum:
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| ECHANGES | Codes groupe |
Demande Prix |
Fichier Prix Standard |
Prévisions
annuelles |
Prévisions Ct terme |
Réalisations Bons |
Retounrs Annulations |
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Atelier->Magasin |
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| Un vrai philosophe construit des "outillectuels", comme les trois mentionnés. |
(Ajout 2 février 1998:
dans toutes les professions, manuelles ou intellectuelles, vous trouvez une manie des schémas, parfois dans un but de "différentiation" de la concurrence. Je suis surpris de leur inutilité, puis de leur remplacement rapide. Les schémas utiles se comptent sur les doigts de la main, syllogisme grec, table de Mendéleiev, (comme ci-dessus), table de décisions de Wittgenstein, (quel informicien peut dire dans quel livre on peut la trouver?) |
-- Trop souvent, un programme
est
écrit pour faire plaisir à un gestionnaire. Les
idées
de ce dernier sont parfaitement claires. II demande un analyste qui va
les transposer.
-- Un effort important va
être
perdu. La liaison avec l'intégration finale n'est pas
assurée.
Et personne ne pensera que le travail demandé pourrait
être
utilisé dans d'autres départements.
-- Beaucoup de grosses
sociétés
s'informatisent de cette manière. Il est facile
d'éviter ces deux écueils . En commençant par
tracer
le plan général d'organisation; et alors on s'apercevra
de
la valeur de cette méthode:
| Donnez un bon système à un gestionnaire qui connaît bien son travail et il fera mieux qu'un organisateur professionnel... |
-- Maintenant, la banque va nous
permettre de répondre à toutes les demandes. La encore,
recherchons
les structures communes. II suffit la plupart du temps d'oublier les
mots
utilisés et de les remplacer par des termes
généraux.
-- Un gestionnaire demande un
listing
de réception pour la semaine passée. --
Nous allons d'abord chercher si ce programme peut avoir d'autres
utilisateurs.
Très simple. Nous commençons par
généraliser:
| un listing d'échanges entre des fournisseurs et un receveur durant une période donnée... |
| - - - - - - - |
-- Un balayage
systématique
vous en fera découvrir une centaine. Surtout si l'organisation
est
menée par des représentants de tous les
départements.
-- Après avoir lancé
un programme de tri qui sortait la comptabilité analytique, il
a été facile d'utiliser ce mécanisme pour obtenir
des prix de revient, des budgets, des devis. Sans une seulle ligne de
codage...
-- Regardons la formule unique
de structure. Le tri peut être fait sur chacun des composants.
-- Un tri sur "mois de paiement"
(pour les BR et BL) donne des engagements de dépenses. Nous
pouvons
également le faire au niveau de commandes (BC) ou des budgets
-- Il est couramment
publié
que le logiciel coûte deux fois plus que l'ordinateur. Ces
estimations
ne prennent pas en compte toutes les dépenses provoquées.
Par exemple, le travail de ces gestionnaires qui disent: "depuis,
pas de nouvelles", après le passage des
informaticiens.
-- Nos propositions méritent
attention. Il semble qu'il y a beaucoup à faire. Chaque type
d'ordinateur
a des contraintes et un langage particulier. Une voie pour des
économies
importantes est déjà tracée: les groupements
d'utilisateurs.
C'est la seule voie économique pour les petites et moyennes
entreprises.
-- C'est également la voie
à recommander pour les pays en voie de développement. Car
vous avez compris un changement capital: L'informatique peut être
utilisée pour aider les gestionnaires à mettre au point
leur
système de gestion. Plus besoin de "cahiers de charge" où
la gestion serait parfaitement décrite. avec engagement dene
plus
changer.
-- Une demande de changement de
la part des gestionnaires va se réduire à une simple
modification
de programme de tri. Nous espérons que nos propositions aideront
les pays nouveaux à créer et former les gestionnaires
dont
ils ont besoin.
| Peut-on gérer une entreprise avec une seule formule de saisie ?"II ne s'agit plus d'une proposition: le système existe.(rappel: texte écrit en 1978!) |
-- En conclusion, nous
proposerons
une autre analogie avec une méthode moderne de gestion: aucun
directeur
ne penserait à construire une usine avant d'avoir fait une
enquête
sur le marché. C'est la marche à suivre pour "l'usine
information".
-- Ceux qui ont pensé
à
la tour Montparnasse ont commencé par calculer puis
réaliser
une structure. L'habillage a suivi sans difficulté. Se lancer
dans
la réalisation de villas et raconter que, dans cinq ou sept ans,
on trouvera le moyen de les relier ou surtout de les empiler est partir
sur une impasse.
-- Cette seconde ligne
mérite
le nom d'aventure Car l'informaticien n'est pas préparé
pour
déterminer les structures de votre gestion. Même s'il
commence
à sentir l'importance d'une organisation logique et celle de
l'organisateur.
Par contre, si vous lui apportez cette description, il vous fera un
excellent
travail .
-- Alors disparaîtront ces discussions sur "informatique répartie" ou "traitement de masse". Des variantes informatiques aux théories des organisateurs sur la centralisation ou la décentralisation. Pour employer une dernière analogie, la direction et la décision nécessitent une "logistique de l'information", l'art de fournir à chaque responsable les informations qu'il nécessite; et au moment voulu.
![]() |
G.
Lelarge,
"philoManager", Ingénieur informaticien, (Poly of Enfield, National Computing Center, 1970-1973), inscrit expert au Bureau international du travail, (1971 à retraite) suite à contribution informatique, (1965), jugée exceptionnelle par spécialistes du Management. Intervention comme consultant dans 175 entreprises, (50 à 80.000 employés): Philips, IBM WORLD TRADE, SONATRACH, Ministères Algérie, Venezuela..., Mines du Zaïre, etc... |